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Der Vorteil der Planung von Wartungsmaßnahmen über ein Laborinformationssystem (LIMS) im Gegensatz zu Zettelwirtschaft oder einem Dateiensystem liegen auf der Hand: Durch die Zuweisung von Mitarbeitern zu Geräten und Prüfmitteln ist eine automatische Disponierung von Durchführungsterminen und Zeitfenstern für Wartungen sowie eine automatische Erinnerung an fällige Maßnahmen und Termine möglich. Ein Überschreiten oder ein gänzliches Verabsäumen und Übersehen von Maßnahmen wird dadurch beinahe ausgeschlossen und die zuständigen Mitarbeiter können sich auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne den Überblick verlieren zu können und ohne eigene zusätzliche Kalender auf Papier führen zu müssen, denn sie können sich auf eine rechtzeitige Nachricht durch das elektronische System verlassen.

Das uniLIME LIMS bietet sowohl die Möglichkeit einmaliger Fixtermine, als auch Intervalle aus Tagen, Jahren, Wochen oder Monaten zur automatischen Planung von Wartungsterminen im Rahmen der Prüfmittelverwaltung. Damit lassen sich die unterschiedlichen Wartungsintervalle von diversen Maßnahmen verschiedener Geräte punktgenau steuern und das Einhalten der Wartungsfenster wird zum Kinderspiel. Das Programm bietet auch die Möglichkeit, Zuständigkeiten mit Stellvertreterfunktionen zu definieren. Durch die Benachrichtigung der Stellvertreter wird auch im Verhinderungsfall des Hauptzuständigen durch Urlaub, Karenz, Krankenstand oder Dienstreisen eine termingerechte Erledigung gewährleistet.

Bei Nichterledigung werden Zuständige bei jedem erfolgreichen Anmeldevorgang (also üblicherweise zumindest einmal täglich) im LIMS an offene fällige Maßnahmen erinnert. Dies erfolgt solange, bis diese als erledigt deklariert wurden. Die Dokumentation der Maßnahmen wird durch den LIMS-Einsatz erheblich vereinfacht. Wenn alle Prüfmittel im System verwaltet sind, der Mitarbeiter mit seinen persönlichen Benutzerdaten im Programm eingeloggt ist und die Wartung am gleichen Tag durchgeführt wurde, genügen drei Tastatureingaben oder drei Mausklicks – je nach Präferenz des angemeldeten Benutzers – um die Durchführung der Wartungsmaßnahme beim Prüfmittel zu dokumentieren. Die Aufzeichnungen können jederzeit in einem Prüfmittellogbuch abgerufen werden und sind sicher und nachvollziehbar in der Datenbank gespeichert. Das macht beim Audit gute Stimmung und lässt ihren QM-Beauftragten ruhig schlafen – in der Nacht vor dem Audit meinen wir natürlich. ;)

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