Das Angebot
Stellen wir uns vor, Labor X hat seit einiger Zeit ein LIMS im Betrieb und benötigt jetzt eine größere Erweiterung nach eigenen Vorgaben, beispielsweise für eine neue Schnittstelle zu Behörden oder wichtigen Kunden. Üblicherweise würde man hier einfach beim Hersteller des LIMS oder einem anderen geeigneten Dienstleister die Aufgabenstellung möglichst genau beschreiben und ein Angebot zum Festpreis einholen.
Leider hat diese Vorgangsweise aber hier gewisse Tücken. Denn vielfach ist es für den Auftragnehmer nicht so einfach wie in anderen Branchen möglich, zu einem fundierten Angebot zu kommen. Vielfach ist vorab gar nicht klar, wie die genaue Umsetzung stattfinden könnte. Einerseits muss oft erst die Problemstellung ausführlich analysiert werden, andererseits gibt es meist unterschiedliche Ansätze zur praktischen Umsetzung bzw. Programmierung. Sofern externe Softwarebibliotheken verwendet werden (fast der Normalfall), müssen die geeigneten aus einer Vielzahl von Möglichkeiten ausgewählt werden.
In der Praxis kommt es daher häufig vor, dass die für die Angebotslegung notwendigen Arbeiten schon einen beträchtlichen Teil des Gesamtaufwandes darstellen. Wenn das Angebot dann vom Labor aber nicht beauftragt wird, sind viele Arbeitsstunden vergebens aufgewendet worden. Damit der Anbieter der LIMS-Erweiterung nicht in wirtschaftliche Schwierigkeiten kommt, muss er das Risiko einer Ablehnung des Angebots im Preis berücksichtigen, also einen mehr oder weniger hohen Zuschlag zu den tatsächlichen Umsetzungskosten einkalkulieren.
Dadurch können auch relativ einfache Projekte zu sehr hohen Angebotspreisen führen. Das wiederum erhöht die Gefahr, dass das Angebot nicht angenommen wird und der Anbieter muss in Zukunft noch höhere Zuschläge einkalkulieren - gewissermaßen ein Teufelskreis.
Wie kann man aus dieser für beide Seiten unbefriedigenden Situation entkommen?
Am einfachsten, in dem der Auftraggeber einen wesentlichen Teil am der Kosten der Vorbereitung bzw. Recherche übernimmt, auch wenn er die tatsächliche Umsetzung dann vielleicht gar nicht beauftragt. Also beispielsweise in Form einer kostenpflichtigen Durchführbarkeitsstudie oder eines Pflichtenheftes. Damit muss der Auftragnehmer nicht mehr das Risiko vergeblicher Arbeitsstunden einkalkulieren und kann in Summe günstiger anbieten.
Vor allem, wenn man dem Auftraggeber vertraut, faire Preise zu verrechnen und die gewünschte Leistung auf jeden Fall benötigt wird.
Alternativ - das setzt aber auch oder sogar noch mehr an Vertrauen voraus - gibt der LIMS-Anbieter nur eine ganz grobe Schätzung ab, ohne viel Zeit zur Recherche aufzuwenden. Und wenn der Auftraggeber einverstanden ist, wird die Erweiterung dann nach tatsächlichem Aufwand umgesetzt, der am Ende höher oder niedriger als anfangs geschätzt sein kann. Insgesamt wahrscheinlich die kostengünstigste und unbürokratischeste Variante für beide Seiten, die bei uns sehr häufig zum Einsatz kommt.
