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Die zeitgemäße elektronische Verwaltung von zertifizierten Referenzmaterialien und Referenzstandards, Chemikalien und Reagenzien ist heute selbstverständlicher Bestandteil eines datenbankbasierten Laborinformationsmanagementsystems (LIMS). So auch des LIMS-Produkts von ATS – uniLIME (universal laboratory integration multiuser environment). Abhängig von der jeweiligen Art der Referenzmaterialien und Chemikalien gibt es unterschiedliche Anforderungen an eine elektronische Verwaltung dieser Substanzen.

Geht es um interne Referenzstandards, reichen nebst der Konzentration der relevanten enthaltenen Stoffe und der Zuordnung zu einem gemessenen Parameter das Datum der Herstellung und die höchstzulässige Dauer der Verwendung aus. Bei externen Referenzmaterialien braucht man zusätzlich noch das Datum der erstmaligen Öffnung, das vom jeweiligen Hersteller angegebene Ablaufdatum sowie die maximale Dauer der Aufbewahrung nach der erstmaligen Öffnung der Flasche bzw. Packung. Außerdem ist es sinnvoll, den Hersteller nicht nur als Text, sondern als Verknüpfung zu einem Kontaktdatensatz zu hinterlegen. Dadurch ist es möglich, auf einen Klick alle vorhandenen Chemikalien eines Herstellers bzw. alle Hersteller von Chemikalien und Reagenzien des Labors abzufragen und dadurch erleichtert das Programm die Erstellung von Bestellungen und Bestelllisten an die Lieferanten der Chemikalien.

Bei Reagenzien und Chemikalien ist weniger die Haltbarkeit das Thema, als die Füllmenge und deren Verbrauch im Laufe von laufenden unterschiedlichen Entnahmen. Die verbleibende aktuelle Füllmenge kann im Rahmen einer Inventur korrigiert werden, falls der tatsächliche Bestand vom anhand der Dokumentation von Entnahmen automatisch kalkulierten Restbestand abweicht.

Mit dieser Funktionalität ist auch eine elektronische Führung eines Giftbuches mit dem LIMS elektronisch möglich. Ein elektronisches Giftjournal erleichtert die Dokumentation und damit Einhaltung und Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen. Das Thema Lesbarkeit fällt mit einem elektronischen Journal ebenfalls weg. Außerdem ist eine zentrale Datenbank auch nicht anfällig auf eine etwaige Verschüttung von Flüssigkeiten wie ein physisches Giftbuch.

Zu guter Letzt bietet ein LIMS auch die Möglichkeit, Dokumente wie Sicherheitsdatenblätter oder Zertifikate direkt bei Referenzstandards und Chemikalien zu hinterlegen. Dies macht einen guten Eindruck bei Audits, erleichtert das Auffinden relevanter Dateien und reduziert den Papierkrieg in Ihrem analytischen Labor.

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